Hướng dẫn kỹ thuật lắng nghe RASA: 4 bước để giao tiếp hiệu quả tức thì

Bạn đã bao giờ kết thúc một cuộc họp mà vẫn mơ hồ về những việc cần làm tiếp theo? Hay cảm thấy đồng nghiệp, khách hàng không thực sự hiểu ý bạn dù đã giải thích rất kỹ? Đôi khi, chúng ta lầm tưởng rằng mình đang lắng nghe, nhưng thực chất chỉ đang chờ đến lượt để nói. Tình trạng "ông nói gà, bà nói vịt" trong công việc không chỉ gây hiểu lầm mà còn làm xói mòn lòng tin và hiệu suất chung.

Nhưng đừng lo, có một "công thức" 4 bước cực kỳ đơn giản, gói gọn trong một từ khóa duy nhất: RASA. Đây không phải là một lý thuyết phức tạp, mà là một kỹ thuật thực tiễn có thể biến đổi hoàn toàn chất lượng các cuộc hội thoại của bạn ngay từ lần áp dụng đầu tiên. Bất kỳ ai, dù ở vị trí nào, cũng có thể làm chủ kỹ năng này.

RASA là gì và tại sao nó là 'vũ khí bí mật' trong giao tiếp?

Kỹ thuật lắng nghe RASA được phát triển bởi Julian Treasure, một chuyên gia hàng đầu thế giới về âm thanh và giao tiếp. Ông đã đúc kết quy trình lắng nghe thành 4 hành động cốt lõi, dễ nhớ: Receive (Tiếp nhận), Appreciate (Ghi nhận), Summarize (Tóm tắt), và Ask (Hỏi).

Đây không chỉ đơn thuần là "nghe" bằng tai. RASA là một quy trình lắng nghe chủ động, một sự cam kết toàn tâm toàn ý để thực sự thấu hiểu người đối diện. Trong một thế giới công sở đầy nhiễu động, việc một người thực sự lắng nghe bạn là một món quà vô giá. Khi bạn trao đi món quà đó, bạn không chỉ nhận lại thông tin chính xác mà còn xây dựng được sự kết nối, sự tôn trọng và lòng tin – những nền tảng của mọi mối quan hệ công việc bền vững.

Làm chủ 4 bước lắng nghe sâu với công thức RASA

Hãy cùng "bóc tách" từng thành phần của công thức này để xem bạn có thể áp dụng chúng vào công việc hàng ngày như thế nào nhé.

Bước 1: R - Receive (Tiếp nhận) – Hãy thực sự 'có mặt' trong cuộc hội thoại

Đây là nền tảng của mọi sự lắng nghe. "Tiếp nhận" có nghĩa là bạn dành 100% sự chú ý cho người nói, cả về lời nói (verbal) và các tín hiệu không lời (non-verbal) của họ. Bạn không chỉ nghe, mà bạn đang quan sát và cảm nhận.

Cách thực hiện:

• Dọn dẹp sự xao nhãng: Hãy cất điện thoại vào túi hoặc úp màn hình xuống bàn. Tắt các thông báo, đóng các tab không liên quan trên máy tính. Hãy cho bộ não của bạn một mệnh lệnh rõ ràng: "Bây giờ là lúc để tập trung."
• Giao tiếp bằng mắt: Duy trì ánh mắt một cách tự nhiên, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng.
• Hướng cơ thể về phía người nói: Một hành động nhỏ nhưng cho thấy bạn đang hoàn toàn nhập tâm vào câu chuyện của họ.
• Lắng nghe để hiểu, không phải để đáp trả: Gạt bỏ suy nghĩ "Mình sẽ trả lời thế nào tiếp theo?" ra khỏi đầu. Việc của bạn lúc này chỉ là tiếp nhận thông tin một cách trọn vẹn.

Lỗi cần tránh: Sai lầm phổ biến nhất ở bước này là "giả vờ nghe". Bạn gật gù nhưng mắt vẫn liếc vào màn hình laptop, tay vẫn gõ lách cách trên bàn phím. Điều này không chỉ khiến bạn bỏ lỡ thông tin quan trọng mà còn gửi đi một thông điệp thiếu tôn trọng đến người nói.

Bước 2: A - Appreciate (Ghi nhận) – Tín hiệu nhỏ, tác động lớn

Sau khi tiếp nhận, bạn cần cho người nói biết rằng bạn vẫn đang theo dõi và khuyến khích họ chia sẻ tiếp. Đây là những tín hiệu phản hồi nhỏ nhưng có sức mạnh to lớn trong việc duy trì dòng chảy của cuộc trò chuyện.

Cách thực hiện:

• Sử dụng cử chỉ không lời: Một cái gật đầu nhẹ, một nụ cười đồng cảm, hoặc một biểu cảm ngạc nhiên phù hợp với nội dung câu chuyện.
• Dùng các âm thanh/từ đệm tích cực: Những từ đơn giản như "Ồ", "Ừm", "Ra vậy", "Hay quá", "Em hiểu rồi" có tác dụng như một lời động viên, giúp người nói cảm thấy an toàn và cởi mở hơn.

Lỗi cần tránh: Im lặng tuyệt đối có thể bị hiểu nhầm là bạn đang chán hoặc không quan tâm. Ngược lại, việc lạm dụng các từ đệm như "Ừ... ừ... ừ..." một cách máy móc lại gây mất tập trung và khiến người nói cảm thấy bạn đang sốt ruột.

Bước 3: S - Summarize (Tóm tắt) – 'Chìa khóa vàng' để xác nhận thấu hiểu

Đây là bước quan trọng nhất trong kỹ thuật lắng nghe RASA, là bước chuyển từ "nghe" sang "hiểu". Tóm tắt lại ý của người nói bằng ngôn từ của chính bạn để đảm bảo cả hai đang có cùng một nhận thức về vấn đề.

Cách thực hiện:

• Bắt đầu bằng các cụm từ dẫn dắt: "Để chắc chắn là em hiểu đúng ý anh/chị thì...", "Vậy có phải vấn đề chính ở đây là...", "Nói cách khác, điều chị đang lo lắng là...".
• Tập trung vào ý chính: Diễn đạt lại nội dung cốt lõi một cách ngắn gọn, súc tích. Điều này cho thấy bạn không chỉ nghe từng từ, mà còn nắm bắt được toàn bộ thông điệp.

Lỗi cần tránh: Đừng lặp lại nguyên văn lời của người nói như một con vẹt. Điều đó chỉ cho thấy bạn có trí nhớ tốt chứ không chứng minh được sự thấu hiểu. Tuyệt đối không biến việc tóm tắt thành cơ hội để chen ngang, phán xét hay đưa ra ý kiến của mình.

Bước 4: A - Ask (Hỏi) – Mở ra những góc nhìn sâu sắc hơn

Sau khi đã tiếp nhận, ghi nhận và xác nhận sự thấu hiểu, đây là lúc bạn đặt những câu hỏi chất lượng để đào sâu vấn đề. Những câu hỏi đúng đắn sẽ giúp làm rõ những điểm còn mơ hồ và khám phá những khía cạnh mà người nói có thể chưa đề cập đến.

Cách thực hiện:

• Ưu tiên câu hỏi mở: Tập trung vào các câu hỏi bắt đầu bằng "Cái gì?", "Như thế nào?", "Tại sao?" để khuyến khích người nói chia sẻ nhiều thông tin hơn.
• Ví dụ thực tế: "Anh có thể chia sẻ thêm về khó khăn lớn nhất khi triển khai kế hoạch này không?", "Điều gì đã khiến team mình đi đến kết luận đó?", "Để giải quyết được việc A, chúng ta cần những thông tin gì nữa?".

Lỗi cần tránh: Tránh các câu hỏi đóng (Có/Không) vì chúng thường làm cuộc trò chuyện đi vào ngõ cụt. Quan trọng hơn, hãy hỏi để giúp làm sáng tỏ vấn đề cho cả hai, chứ không phải hỏi chỉ để thỏa mãn sự tò mò của cá nhân hoặc để "gài" người nói.

Bí quyết áp dụng RASA vào thực tế công sở Việt Nam

Lý thuyết là vậy, nhưng làm thế nào để biến RASA thành phản xạ tự nhiên trong các tình huống công việc căng thẳng? Hãy xem một ví dụ và một vài mẹo nhỏ.

Tình huống điển hình: Nhận phản hồi từ sếp bằng RASA

Hãy tưởng tượng bạn đang trong buổi đánh giá hiệu suất và sếp đang đưa ra những nhận xét thẳng thắn về một dự án bạn vừa hoàn thành. Thay vì phòng thủ, hãy thử dùng RASA:

• Receive: Bạn im lặng, tập trung lắng nghe toàn bộ nhận xét của sếp, kể cả những điểm bạn chưa đồng tình. Bạn duy trì giao tiếp bằng mắt và không ngắt lời.
• Appreciate: Bạn gật đầu ở những điểm quan trọng và thỉnh thoảng nói "Dạ, em hiểu rồi ạ" để sếp biết bạn đang tiếp thu một cách nghiêm túc.
• Summarize: Khi sếp kết thúc, bạn nói: "Dạ em cảm ơn sếp. Vậy để tóm tắt lại, em cần cải thiện chính ở 2 điểm: một là cách trình bày slide báo cáo cần mạch lạc hơn, và hai là cần chủ động cập nhật tiến độ cho team thường xuyên hơn, có đúng không ạ?"
• Ask: Sau khi sếp xác nhận, bạn hỏi tiếp: "Để cải thiện kỹ năng trình bày, sếp có thể gợi ý cho em một khóa học, một tài liệu hay một anh/chị nào trong team mà em có thể học hỏi thêm không ạ?"

Chỉ với 4 bước đơn giản, bạn đã biến một buổi nhận feedback căng thẳng thành một cuộc đối thoại mang tính xây dựng, thể hiện sự cầu thị và chuyên nghiệp.

Một vài mẹo nhỏ để bạn bắt đầu dễ dàng hơn

• RASA không phải là quy trình cứng nhắc: Bạn có thể linh hoạt giữa các bước. Đôi khi bạn cần "Summarize" nhiều lần, hoặc chuyển từ "Ask" quay lại "Receive" khi có thông tin mới.
• Trong các cuộc họp online: Khi không thể giao tiếp bằng mắt trực tiếp, bước "Appreciate" càng trở nên quan trọng. Hãy luôn bật camera, chủ động gật đầu và sử dụng các biểu cảm trên khuôn mặt để cho thấy sự tập trung.
• Bắt đầu từ những cuộc trò chuyện nhỏ: Hãy luyện tập cách lắng nghe hiệu quả này với đồng nghiệp thân thiết hoặc trong các cuộc họp ít quan trọng trước. Khi đã quen, bạn sẽ tự tin áp dụng vào các tình huống áp lực cao hơn.

Lắng nghe không phải là năng khiếu, đó là kỹ năng có thể rèn luyện

Việc làm chủ kỹ thuật lắng nghe RASA không chỉ giúp bạn trở thành một người giao tiếp giỏi hơn, mà còn mang lại những lợi ích vô cùng thiết thực cho sự nghiệp của bạn.

• Xây dựng mối quan hệ bền chặt: Ai cũng khao khát được lắng nghe và thấu hiểu. Khi bạn làm được điều đó, bạn sẽ xây dựng được lòng tin và sự tôn trọng từ đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng.
• Giảm thiểu sai sót và hiểu lầm: Việc tóm tắt và đặt câu hỏi giúp đảm bảo mọi người đều "chung một trang giấy", tránh được những sai lầm tốn kém về thời gian và công sức.
• Tăng hiệu suất làm việc: Khi mọi người thực sự lắng nghe nhau, các cuộc họp sẽ trở nên tập trung, các quyết định được đưa ra nhanh hơn và các vấn đề được giải quyết triệt để hơn.

Lắng nghe là một trong những kỹ năng mềm quyền lực nhất nhưng lại ít được chú trọng nhất. Hãy chọn một cuộc trò chuyện bất kỳ trong ngày hôm nay và thử áp dụng công thức RASA. Bạn sẽ phải ngạc nhiên về sự khác biệt mà nó tạo ra.