Hướng dẫn A-Z: cách thiết lập 'ranh giới số' với công việc, tắt gọn thông báo ngoài giờ trên điện thoại (iOS & Android)

"Ting ting". 9 giờ tối, bạn vừa ngồi xuống bàn ăn cùng gia đình. Màn hình điện thoại sáng lên với thông báo từ nhóm Zalo công việc. Rồi lại một email từ sếp. Cảm giác mệt mỏi và bất lực len lỏi khi bạn nhận ra mình chưa bao giờ thực sự "tan làm". Guồng quay công việc dường như đang xâm chiếm cả những giây phút nghỉ ngơi quý giá, đẩy bạn đến gần hơn với sự kiệt sức và burnout.

Nhưng giải pháp không nằm ở đâu xa. Nó nằm ngay trong chiếc điện thoại bạn đang cầm trên tay. Với vài phút thiết lập, bạn có thể tạo ra một "công tắc" vô hình, tự động dựng lên một ranh giới số vững chắc giữa công việc và cuộc sống. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn chính xác cách làm điều đó, hoàn toàn miễn phí, trên cả iPhone và Android.

Đối với iFan: "Chế độ Tập trung" là vị cứu tinh của bạn

Từ iOS 15 trở đi, Apple đã trang bị một công cụ cực kỳ mạnh mẽ mang tên "Chế độ Tập trung" (Focus Mode). Đây chính là chìa khóa giúp bạn giành lại sự tĩnh lặng sau giờ làm. Hãy cùng thiết lập nhé.

Kiến tạo không gian "Ngoài giờ làm" của riêng bạn

Đầu tiên, chúng ta cần tạo một chế độ riêng cho thời gian cá nhân. Thao tác này chỉ mất chưa đầy một phút:

1. Vào Cài đặt > Tập trung .
2. Nhấn vào biểu tượng dấu + ở góc trên bên phải màn hình.
3. Chọn Tùy chỉnh .
4. Đặt tên cho chế độ này, ví dụ như "Nghỉ ngơi", "Thời gian riêng" hoặc "Ngoài giờ làm". Chọn một biểu tượng và màu sắc bạn thích để dễ nhận diện.

Xây "tường lửa" chặn mọi thông báo công việc

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định sự hiệu quả của ranh giới số. Bạn sẽ quyết định ai và ứng dụng nào có thể "xuyên qua" lớp bảo vệ này.

• Mục `Người được phép` (Allowed People): Tại đây, hãy chọn chỉ cho phép thông báo cuộc gọi từ những người thật sự quan trọng như danh bạ Mục ưa thích (gia đình) hoặc một nhóm người thân cụ thể. Nếu muốn yên tĩnh tuyệt đối, bạn có thể không chọn ai cả.
• Mục `Ứng dụng được phép` (Allowed Apps): Hãy thật dứt khoát! KHÔNG CHỌN bất kỳ ứng dụng nào liên quan đến công việc: Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, Zalo, Asana... Chỉ chọn những ứng dụng phục vụ cho mục đích cá nhân như Tin nhắn, FaceTime, Spotify, hoặc các ứng dụng mạng xã hội cá nhân.

Thiết lập "công tắc" tự động, không cần bận tâm

Điều tuyệt vời nhất là bạn không cần phải bật/tắt chế độ này thủ công mỗi ngày. Hãy để điện thoại tự làm việc đó.

1. Trong phần cài đặt của chế độ Tập trung "Nghỉ ngơi" bạn vừa tạo, cuộn xuống và chọn Thêm lịch trình .
2. Chọn mục Thời gian .
3. Thiết lập giờ tự động bật và tắt. Ví dụ: Bật từ 18:00 tối và Tắt lúc 7:30 sáng hôm sau.
4. Chọn các ngày trong tuần bạn muốn áp dụng lịch trình này, thường là từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.

Vậy là xong! Từ nay, cứ đến 6 giờ tối mỗi ngày, chiếc iPhone của bạn sẽ tự động vào trạng thái "yên tĩnh", che chắn bạn khỏi mọi phiền nhiễu công việc.

Team Android cũng không hề kém cạnh với "Tiện ích số"

Nếu bạn đang dùng điện thoại Android, đừng lo lắng. Google cung cấp công cụ "Tiện ích số & Quyền kiểm soát của cha mẹ" (Digital Wellbeing) với những tính năng mạnh mẽ không kém để giúp bạn cân bằng công việc cuộc sống.

Lên lịch cho "Chế độ nghỉ ngơi" tự động sau giờ làm

Tương tự như iOS, bạn có thể lên lịch để điện thoại tự động chuyển sang chế độ im lặng khi hết giờ hành chính.

1. Vào Cài đặt > Tiện ích số & Quyền kiểm soát của cha mẹ .
2. Tìm và chọn Chế độ giờ đi ngủ (Bedtime Mode) hoặc Chế độ nghỉ ngơi (tùy vào phiên bản Android và hãng sản xuất).
3. Bật và thiết lập lịch trình theo thời gian. Ví dụ, đặt lịch tự động bật từ 18:00 đến 07:30 các ngày trong tuần.
4. Trong phần tùy chỉnh, hãy đảm bảo bạn đã bật chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb) để tắt tiếng và rung của hầu hết các thông báo.

"Đóng băng" các ứng dụng công việc phiền nhiễu

Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích của Android. Nó không chỉ tắt thông báo mà còn tạm thời vô hiệu hóa ứng dụng, ngăn bạn theo thói quen mở chúng lên xem.

1. Trong mục Tiện ích số , chọn Bảng điều khiển (Dashboard).
2. Bạn sẽ thấy danh sách các ứng dụng và thời gian sử dụng. Hãy tìm các "thủ phạm" gây phiền nhiễu: Outlook, Teams, Slack, Gmail...
3. Nhấn vào biểu tượng đồng hồ cát (bộ hẹn giờ ứng dụng) bên cạnh mỗi ứng dụng đó.
4. Đặt hẹn giờ sử dụng là 0 giờ 0 phút.

Ngay lập tức, biểu tượng của các ứng dụng này trên màn hình chính sẽ chuyển sang màu xám và bạn không thể mở chúng. Quan trọng hơn, chúng sẽ không thể gửi bất kỳ thông báo nào cho đến khi hết lịch trình bạn đã đặt.

Giải pháp triệt để cho Android: Tách biệt công việc và cuộc sống với "Hồ sơ công việc"

Nếu công ty bạn có hỗ trợ, "Hồ sơ công việc" (Work Profile) là giải pháp tối ưu nhất. Tính năng này tạo ra một không gian riêng biệt, được mã hóa trên điện thoại chỉ dành cho dữ liệu và ứng dụng công việc. Mọi thứ liên quan đến công việc (email, danh bạ, ứng dụng...) sẽ nằm gọn trong đó.

Điểm mạnh nhất của nó là bạn có một "công tắc" duy nhất. Khi hết giờ làm, bạn chỉ cần kéo thanh thông báo xuống và nhấn vào nút "Tạm dừng ứng dụng công việc". Ngay lập tức, toàn bộ không gian công việc sẽ bị "đóng băng", biến mất khỏi tầm mắt và ngừng mọi thông báo cho đến sáng hôm sau khi bạn bật lại. Để kích hoạt, bạn thường cần liên hệ với bộ phận IT của công ty để được hướng dẫn.

Tinh chỉnh "ranh giới số" để đạt hiệu quả tối đa

Thiết lập kỹ thuật chỉ là một nửa câu chuyện. Dưới đây là vài mẹo nhỏ giúp bạn củng cố thêm bức tường thành của mình.

• Thiết lập trả lời email tự động: Đây là một hành động chuyên nghiệp, giúp quản lý kỳ vọng của đồng nghiệp. Hãy vào cài đặt của Gmail/Outlook và tạo một mẫu trả lời tự động ngoài giờ với nội dung: "Cảm ơn email của bạn. Hiện tôi đã hết giờ làm việc và sẽ phản hồi vào ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ qua số điện thoại...".
• Dọn dẹp Màn hình chính: Trên cả iOS và Android, bạn có thể tùy chỉnh Màn hình chính cho từng chế độ. Hãy tạo một Màn hình chính riêng cho "Chế độ nghỉ ngơi", chỉ hiển thị các ứng dụng cá nhân và giải trí. Việc không nhìn thấy icon của Outlook hay Teams cũng giúp giảm đáng kể ham muốn "check một chút thôi".
• Đừng bỏ lỡ các cuộc gọi khẩn cấp: "Ranh giới" không có nghĩa là "biến mất". Để sếp hoặc người thân vẫn gọi được cho bạn trong trường-hợp-thực-sự-khẩn-cấp, hãy:
  • Trên iOS: Trong cài đặt Chế độ Tập trung, ở mục Người được phép , bật tính năng Cho phép cuộc gọi lặp lại (Allow Repeated Calls). Nếu ai đó gọi cho bạn 2 lần trong vòng 3 phút, cuộc gọi thứ hai sẽ đổ chuông.
  • Trên Android: Trong cài đặt chế độ Không làm phiền , bạn có thể cho phép cuộc gọi từ Danh bạ gắn dấu sao (Starred Contacts) hoặc bật tùy chọn Cuộc gọi lặp lại .
• Xử lý Zalo - "con dao hai lưỡi": Vì Zalo thường dùng cho cả cá nhân và công việc, việc chặn thông báo ứng dụng hoàn toàn có thể không khả thi. Giải pháp tốt nhất là hãy tắt thông báo cho từng nhóm công việc cụ thể. Mở nhóm chat công việc, nhấn vào menu (biểu tượng 3 gạch ngang) > Tắt thông báo > Chọn Cho đến khi được mở lại .

Đòi lại buổi tối của bạn, bắt đầu từ hôm nay

Việc thiết lập ranh giới số không phải là ích kỷ, đó là một hành động cần thiết để bảo vệ tài sản quý giá nhất của bạn: thời gian và sức khỏe tinh thần. Bằng cách làm chủ công nghệ thay vì để nó làm chủ mình, bạn sẽ nhận lại được những lợi ích to lớn:

• Giảm căng thẳng tức thì: Bạn sẽ không còn bị giật mình bởi những thông báo công việc không khẩn cấp vào buổi tối, tận hưởng trọn vẹn thời gian bên người thân.
• Cải thiện sự tập trung: Khi làm việc, bạn tập trung 100%. Khi nghỉ ngơi, bạn cũng sẽ thực sự "có mặt" và tận hưởng từng khoảnh khắc.
• Tăng năng suất vào ngày hôm sau: Một buổi tối và giấc ngủ không bị gián đoạn là liều thuốc tốt nhất để nạp lại năng lượng, giúp bạn làm việc minh mẫn và hiệu quả hơn.

Chỉ mất khoảng 5 phút để thiết lập. Hãy thử ngay bây giờ để cảm nhận sự khác biệt. Buổi tối bình yên đang chờ bạn.