Hướng dẫn A-Z: dùng "phím tắt" tự động hóa các tác vụ lặp lại trên điện thoại

Bạn có đang lặp lại những hành động này mỗi ngày không?

• Tắt Wi-Fi, bật 4G mỗi khi rời khỏi nhà.
• Mở ứng dụng nghe nhạc, bật chế độ "Không làm phiền" mỗi khi kết nối tai nghe.
• Nhắn tin cho người thân "Em đang về" mỗi khi tan làm.

Những thao tác này tuy nhỏ nhưng cộng lại tốn của bạn không ít thời gian và sự tập trung. Tin tốt là, chiếc iPhone của bạn có một "bộ não" ẩn mang tên Phím tắt (Shortcuts), có thể tự động làm tất cả những việc đó. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách ra lệnh cho điện thoại, biến nó thành một trợ lý cá nhân thực thụ, hoàn toàn miễn phí và an toàn với ứng dụng có sẵn từ Apple.

Hiểu đúng "vũ khí" của bạn: phím tắt và tự động hóa

Trước khi bắt đầu, chúng ta cần phân biệt nhanh hai khái niệm quan trọng trong ứng dụng Phím tắt:

• Phím tắt (Shortcut): Là một chuỗi hành động bạn tạo ra và phải chủ động bấm để chạy. Ví dụ, bạn tạo một phím tắt tên "Uống nước" để ghi lại lượng nước đã uống, mỗi lần uống bạn phải mở ứng dụng và bấm vào nó.
• Tự động hóa (Automation): Đây chính là "vũ khí tối thượng" mà chúng ta sẽ tìm hiểu. Nó là một chuỗi hành động tự động chạy khi có một điều kiện (Trigger) cụ thể xảy ra. Bạn không cần làm gì cả. Ví dụ: khi bạn đến công ty, Wi-Fi tự động bật.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung hoàn toàn vào tự động hóa iPhone, thứ giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách kỳ diệu nhất.

Tự tạo trợ lý phòng gym trong 5 phút

Hãy cùng đi vào thực hành ngay với một kịch bản cực kỳ quen thuộc: Khi bạn đến phòng gym, điện thoại sẽ tự động bật chế độ "Tập trung", mở playlist nhạc yêu thích và giảm độ sáng màn hình để tiết kiệm pin.

Bước 1: Khởi tạo và chọn điều kiện "khi đến"

1. Tìm và mở ứng dụng Phím tắt (biểu tượng hai ô màu chồng lên nhau) đã được cài sẵn trên iPhone của bạn.
2. Ở thanh menu dưới cùng, chuyển sang tab Tự động hóa (Automation).
3. Nhấn vào dấu cộng (+) ở góc trên bên phải màn hình để bắt đầu tạo mới. Nếu đây là lần đầu, bạn có thể thấy một nút lớn ở giữa màn hình.
4. Chọn Tạo mục tự động hóa cá nhân (Personal Automation).
5. Kéo xuống danh sách các điều kiện và chọn Đến (Arrive). Đây là điều kiện sẽ kích hoạt chuỗi hành động của chúng ta.
6. Trong mục Vị trí, nhấn Chọn. Gõ địa chỉ phòng gym của bạn vào thanh tìm kiếm và chọn vị trí chính xác trên bản đồ. Bạn có thể kéo để điều chỉnh bán kính khu vực kích hoạt (ví dụ: 100 mét). Khi xong, nhấn Xong.
7. Đảm bảo tùy chọn Khi đến được chọn và nhấn Tiếp ở góc trên bên phải.

Bước 2: "Ra lệnh" cho điện thoại cần làm gì

Bây giờ là phần thú vị nhất: dạy cho điện thoại biết nó cần thực hiện những hành động (Action) nào. Chúng ta sẽ thêm lần lượt 3 tác vụ.

1. Sau khi nhấn "Tiếp", bạn sẽ thấy màn hình "Tác vụ". Nhấn vào nút Thêm tác vụ.
2. Tác vụ 1: Bật chế độ Tập trung
   • Gõ chữ "Tập trung" vào thanh tìm kiếm.
   • Chọn Đặt chế độ tập trung từ danh sách kết quả.
   • Trong ô tác vụ vừa hiện ra, nó sẽ có dạng "Bật [Tập trung] cho đến khi [Tắt]". Bạn có thể chạm vào chữ "Tập trung" màu xanh để chọn đúng chế độ mình muốn (ví dụ: chế độ "Tập luyện" bạn đã tạo sẵn).
3. Tác vụ 2: Mở playlist nhạc
   • Nhấn vào thanh tìm kiếm "Thêm tác vụ" ở dưới cùng.
   • Gõ tên ứng dụng nhạc bạn dùng, ví dụ: "Nhạc" (Apple Music) hoặc "Spotify".
   • Chọn tác vụ liên quan, ví dụ như Phát nhạc.
   • Chạm vào phần chữ "Nhạc" màu xanh nhạt và trình duyệt thư viện nhạc sẽ hiện ra. Hãy tìm và chọn đúng playlist "Workout" hay "Gym" mà bạn yêu thích.
4. Tác vụ 3: Giảm độ sáng
   • Tiếp tục thêm tác vụ mới, tìm kiếm "Độ sáng".
   • Chọn Đặt độ sáng.
   • Mặc định sẽ là 50%. Chạm vào con số 50% và kéo thanh trượt để điều chỉnh về mức mong muốn (ví dụ: 30% để tiết kiệm pin).

Bước 3: Hoàn tất và cho phép tự động chạy

1. Sau khi đã thêm đủ 3 tác vụ, màn hình của bạn sẽ trông giống như một kịch bản hoàn chỉnh. Nhấn Tiếp.
2. Đây là bước CỰC KỲ QUAN TRỌNG. Bạn sẽ thấy một tùy chọn là Hỏi trước khi chạy (Ask Before Running). Hãy gạt nút này sang trái để tắt nó đi. Nếu bạn không tắt, mỗi lần đến phòng gym điện thoại sẽ hiện thông báo hỏi bạn có muốn chạy tự động hóa này không, như vậy sẽ mất đi tính "tự động".
3. Một hộp thoại sẽ hiện ra để xác nhận, hãy chọn Không hỏi.
4. Cuối cùng, nhấn Xong để lưu lại.

Chúc mừng! Bạn vừa tạo xong một trợ lý cá nhân. Lần tới khi bạn bước vào phạm vi phòng gym, iPhone sẽ âm thầm thực hiện cả 3 hành động trên mà bạn không cần phải động một ngón tay.

Thêm 5 "công thức" tự động hóa hữu ích cho cuộc sống hàng ngày

Khi đã hiểu nguyên lý, bạn có thể sáng tạo vô số kịch bản cho riêng mình. Dưới đây là một vài mẹo iPhone hay khác bạn có thể áp dụng ngay:

• 1. "Về nhà an toàn": Giúp người thân yên tâm mà không cần bạn phải nhớ nhắn tin.
  • Khi nào (Điều kiện): Rời khỏi [Địa chỉ công ty].
  • Hành động (Tác vụ): Gửi tin nhắn "Em/Anh/Con đang về nhé!" đến [Số điện thoại Vợ/Chồng/Bố Mẹ].
• 2. "Tiết kiệm pin ban đêm": Tự động tối ưu hóa điện thoại khi bạn ngủ.
  • Khi nào: Vào một thời điểm cụ thể, ví dụ [23:00] hàng ngày.
  • Hành động: Bật Chế độ nguồn điện thấp, Tắt Bluetooth, Tắt Wi-Fi.
• 3. "Chào buổi sáng thông minh": Bắt đầu ngày mới với những thông tin cần thiết nhất.
  • Khi nào: Khi báo thức [Buổi sáng] bị Tắt.
  • Hành động: Lấy thời tiết hiện tại và Đọc văn bản, Mở ứng dụng đọc báo (VnExpress, CafeF...).
• 4. "Lái xe tập trung": Đảm bảo an toàn và tiện lợi mỗi khi lên xe.
  • Khi nào: Khi iPhone kết nối với [Bluetooth của xe hơi].
  • Hành động: Bật chế độ tập trung "Lái xe", Mở ứng dụng Google Maps, Phát playlist nhạc lái xe.
• 5. "Sẵn sàng làm việc": Giúp bạn không bị xao nhãng khi mở các ứng dụng công việc.
  • Khi nào: Khi ứng dụng [Slack], [Teams] hoặc [Asana] được mở.
  • Hành động: Đặt chế độ tập trung "Công việc" (để chặn thông báo từ app giải trí).

Những bí quyết giúp tự động hóa hoạt động trơn tru

Trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp một vài thắc mắc. Dưới đây là câu trả lời cho những tình huống phổ biến nhất.

Tại sao luôn cần tắt "hỏi trước khi chạy"?

Mặc định, Apple bật tùy chọn này cho một số loại tự động hóa để đảm bảo người dùng biết điều gì đang xảy ra trên điện thoại của họ. Tuy nhiên, mục đích của chúng ta là "tự động" hoàn toàn. Việc tắt tùy chọn Hỏi trước khi chạy sẽ cho phép chuỗi hành động diễn ra trong nền một cách liền mạch. Nếu không thấy tùy chọn này, có nghĩa là tự động hóa của bạn bắt buộc phải có xác nhận (thường liên quan đến các tác vụ nhạy cảm về bảo mật), nhưng đa số các kịch bản thông thường đều cho phép tắt.

Khi tự động hóa không hoạt động, cần kiểm tra gì?

• Kiểm tra lại điều kiện: Địa điểm bạn thiết lập đã chính xác chưa? Thời gian có đúng không? Bạn có đang kết nối đúng thiết bị Bluetooth không?
• Kiểm tra quyền truy cập: Hãy vào Cài đặt > Quyền riêng tư & Bảo mật > Dịch vụ định vị, tìm đến ứng dụng Phím tắt và đảm bảo bạn đã cho phép nó truy cập vị trí "Luôn luôn". Tương tự với các quyền khác mà tác vụ yêu cầu.
• Khởi động lại điện thoại: Đôi khi, một giải pháp đơn giản như khởi động lại máy có thể giải quyết các lỗi phần mềm nhỏ.

Điện thoại của bạn, luật chơi của bạn

Việc thiết lập một Tự động hóa ban đầu có thể mất vài phút, nhưng lợi ích dài hạn mà nó mang lại là vô giá. Bạn không chỉ đơn thuần ra lệnh cho điện thoại, bạn đang xây dựng một hệ thống thông minh phục vụ cho chính cuộc sống của mình.

• Lợi ích 1: Tiết kiệm hàng chục giờ mỗi năm bằng cách loại bỏ các tác vụ lặp lại nhàm chán.
• Lợi ích 2: Tăng cường sự tập trung khi điện thoại tự động điều chỉnh cài đặt theo đúng ngữ cảnh (làm việc, lái xe, tập luyện).
• Lợi ích 3: Biến chiếc iPhone từ một công cụ bị động thành một trợ lý cá nhân thông minh và thực sự hữu ích.

Đừng chần chừ nữa. Hãy dành 5 phút ngay bây giờ để mở ứng dụng Phím tắt và tạo ra tự động hóa iPhone đầu tiên cho riêng mình. Bạn sẽ phải bất ngờ về khả năng mà chiếc điện thoại của mình có thể làm được đấy!