Nguyên tắc ứng xử thực tế với đồng nghiệp để cùng phát triển

Bạn đã bao giờ kết thúc một ngày làm việc mà cảm thấy kiệt sức không phải vì khối lượng công việc, mà vì những tương tác mệt mỏi nơi công sở chưa? Những cuộc trò chuyện gượng gạo, những email gây hiểu lầm, hay cảm giác lúng túng không biết nên "thân" hay "sơ" với người ngồi cạnh mình. Đó là thực tế mà rất nhiều người trong chúng ta, những người trưởng thành bận rộn, phải đối mặt hàng ngày. Chúng ta muốn tập trung vào chuyên môn, nhưng giao tiếp nơi công sở lại chiếm quá nhiều năng lượng.

Bài viết này không dành cho những ai tìm kiếm lý thuyết sáo rỗng. Đây là bộ nguyên tắc ứng xử với đồng nghiệp thực chiến, được chắt lọc từ kinh nghiệm, sai lầm và cả những thành công nhỏ. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách biến những mối quan hệ phức tạp này thành một mạng lưới hỗ trợ vững chắc, một đòn bẩy giúp bạn không chỉ hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn phát triển sự nghiệp một cách bền vững.

Nền tảng vững chắc: Xây dựng thiện cảm từ những điều nhỏ nhất

Mọi mối quan hệ lớn đều bắt đầu từ những tương tác nhỏ. Trước khi nghĩ đến việc hợp tác trong các dự án lớn hay giải quyết xung đột, hãy xây dựng một nền tảng thiện cảm và tôn trọng. Đây chính là "vốn xã hội" của bạn tại nơi làm việc.

Luôn giữ một thái độ chuyên nghiệp và tích cực

Chuyên nghiệp không có nghĩa là lạnh lùng, xa cách. Nó có nghĩa là bạn kiểm soát được cảm xúc cá nhân và luôn hướng tới mục tiêu chung của công việc. Một lời chào buổi sáng, một nụ cười, hay một câu hỏi thăm "Cuối tuần của bạn thế nào?" có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Thái độ tích cực của bạn có sức lan tỏa, khiến mọi người cảm thấy thoải mái và cởi mở hơn khi làm việc cùng bạn, góp phần tạo nên một văn hóa công sở lành mạnh.

Tôn trọng không gian, thời gian và sự khác biệt

Đây là quy tắc vàng. Hãy tôn trọng đồng nghiệp như cách bạn muốn được tôn trọng. Đừng ngắt lời khi họ đang nói, đừng nhìn vào màn hình máy tính của họ khi không được phép, và quan trọng nhất, hãy tôn trọng thời gian của họ. Nếu thấy họ đang đeo tai nghe và tập trung cao độ, hãy gửi một tin nhắn thay vì đến làm phiền trực tiếp. Mỗi người có một phong cách làm việc khác nhau, hãy chấp nhận và tìm cách dung hòa thay vì phán xét.

Cho đi trước khi nhận lại: Kích hoạt nguyên tắc "có đi có lại"

Trong tâm lý học xã hội, có một khái niệm gọi là Nguyên tắc có đi có lại (Reciprocity Principle), được nhắc đến trong nhiều cuốn sách, kể cả "Đắc Nhân Tâm". Nguyên tắc này nói rằng con người có xu hướng tự nhiên muốn đáp trả lại những gì họ đã nhận được. Trong môi trường công sở, đây là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp.

• Bạn thấy đồng nghiệp đang chật vật với một file excel? Nếu bạn rành về nó, hãy dành 5 phút để chỉ cho họ một mẹo nhỏ.
• Bạn đi lấy nước? Hãy hỏi xem có ai muốn lấy một ly không.
• Bạn đọc được một bài viết hay liên quan đến lĩnh vực của đồng nghiệp? Hãy gửi cho họ.

Những hành động nhỏ, không toan tính này sẽ xây dựng một "quỹ" thiện chí. Khi bạn cần sự giúp đỡ, họ sẽ sẵn lòng đáp lại.

Giao tiếp thông minh: Chìa khóa để làm việc nhóm hiệu quả

Giao tiếp tốt không chỉ là nói hay, mà là truyền đạt thông điệp rõ ràng, lắng nghe hiệu quả và đưa ra phản hồi một cách xây dựng. Đây là kỹ năng làm việc với đồng nghiệp quan trọng nhất.

Lắng nghe chủ động, không chỉ để đối phó

Bao nhiêu lần chúng ta "nghe" đồng nghiệp nói nhưng đầu óc lại đang nghĩ về việc sẽ trả lời thế nào? Đó là nghe để đối phó. Lắng nghe chủ động là thực sự tập trung vào những gì họ nói, cả bằng lời và không lời. Một mẹo nhỏ: Sau khi họ trình bày xong, hãy thử diễn đạt lại ý của họ theo cách hiểu của bạn. Ví dụ: "Vậy theo tôi hiểu, ý của bạn là chúng ta nên ưu tiên tính năng A trước vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng, đúng không?". Điều này không chỉ cho thấy bạn đã lắng nghe mà còn giúp xác nhận thông tin, tránh hiểu lầm.

Góp ý tinh tế bằng "kỹ thuật phản hồi Sandwich"

Ai cũng cần góp ý để tiến bộ, nhưng không ai thích bị chỉ trích. Khi bạn cần đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp, đặc biệt là những phản hồi không mấy tích cực, hãy thử Kỹ thuật phản hồi Sandwich (Sandwich Feedback Technique). Cấu trúc của nó rất đơn giản:

• (Lớp bánh mì trên cùng - Lời khen) Bắt đầu bằng một điểm tích cực, chân thành. Ví dụ: "Tôi rất thích cách bạn trình bày ý tưởng trong slide, rất trực quan và dễ hiểu."
• (Phần nhân - Góp ý) Đưa ra điểm cần cải thiện một cách cụ thể, tập trung vào hành vi hoặc công việc, không phải con người. Ví dụ: "Tuy nhiên, ở phần dữ liệu thị trường, tôi nghĩ chúng ta có thể bổ sung thêm số liệu từ báo cáo của XYZ để tăng tính thuyết phục."
• (Lớp bánh mì dưới cùng - Lời động viên) Kết thúc bằng một nhận xét tích cực hoặc một lời động viên. Ví dụ: "Nhìn chung đây là một bản kế hoạch rất tiềm năng. Thêm phần dữ liệu đó nữa là hoàn hảo!"

Cách tiếp cận này giúp người nghe cởi mở hơn với góp ý và cảm thấy được tôn trọng, là một cách ứng xử với đồng nghiệp cực kỳ khéo léo.

Minh bạch về kỳ vọng và giới hạn của bạn

Sự rõ ràng là người bạn tốt nhất của bạn nơi công sở. Đừng mong đồng nghiệp có thể đọc được suy nghĩ của bạn. Hãy nói rõ về những gì bạn cần, thời hạn bạn mong muốn, và cả những giới hạn của bản thân. Nếu bạn đang quá tải và không thể nhận thêm việc, hãy từ chối một cách lịch sự và giải thích ngắn gọn. Việc đặt ra ranh giới rõ ràng không làm bạn trở nên khó gần, mà giúp bạn tránh được tình trạng kiệt sức và những hiểu lầm không đáng có.

Bài học xương máu của tôi: 3 sai lầm "chết người" khi bất đồng và cách xây dựng lại lòng tin

Lý thuyết là một chuyện, nhưng thực tế công sở luôn phức tạp hơn nhiều. Tôi từng nghĩ mình là người biết cách ứng xử với đồng nghiệp, cho đến khi một dự án quan trọng đẩy tôi vào một cuộc xung đột lớn. Tôi đã mắc phải những sai lầm mà có lẽ nhiều người trong chúng ta cũng từng trải qua. Và đây là câu chuyện của tôi.

Đó là một dự án marketing áp lực cao. Tôi và một đồng nghiệp tên An, người tôi luôn tôn trọng về chuyên môn, có quan điểm trái ngược hoàn toàn về hướng đi của chiến dịch. Căng thẳng leo thang và tôi đã xử lý nó một cách tồi tệ.

Sai lầm 1: Phản ứng tức thì bằng cảm xúc cá nhân

Khi nhận được email của An phản đối kế hoạch của mình với những luận điểm khá gay gắt, cái tôi của tôi đã bị tổn thương. Thay vì dừng lại để suy nghĩ, tôi đã viết một email đáp trả ngay lập tức, chỉ ra từng "lỗ hổng" trong lập luận của An một cách không khoan nhượng. Kết quả? An trở nên phòng thủ. Cuộc tranh luận từ công việc biến thành cuộc chiến cá nhân. Giao tiếp giữa chúng tôi đóng băng.

Sai lầm 2: "Tâm sự" với người không liên quan

Bực tức và cảm thấy mình "đúng", tôi đã phàn nàn về An với một đồng nghiệp khác trong giờ ăn trưa. Tôi chỉ muốn tìm sự đồng cảm, nhưng hành động này lại vô tình biến tôi thành kẻ ngồi lê đôi mách. Câu chuyện, dĩ nhiên, đã đến tai An qua một "tam sao thất bản", khiến mối quan hệ càng thêm tồi tệ. Lòng tin giữa chúng tôi gần như sụp đổ hoàn toàn.

Sai lầm 3: Né tránh đối thoại trực tiếp

Sau những sự cố trên, tôi chọn cách an toàn là né tránh An. Mọi trao đổi chỉ qua email hoặc các kênh chat chung. Tôi hy vọng rằng thời gian sẽ làm mọi thứ nguôi ngoai. Nhưng tôi đã lầm. Sự im lặng chỉ làm cho sự ngờ vực lớn dần, công việc chung bị đình trệ vì không ai muốn chủ động phối hợp với người kia. Dự án đứng trước nguy cơ thất bại.

Quá trình sửa sai và bài học rút ra

Khi sếp gọi cả hai chúng tôi vào họp riêng vì sự trì trệ của dự án, tôi biết mình không thể trốn tránh được nữa. Đó là lúc tôi quyết định phải sửa sai. Tôi đã hẹn gặp An ở quán cafe sau giờ làm. Buổi nói chuyện đó đã thay đổi tất cả.

• Tôi bắt đầu bằng lời xin lỗi: "An này, tôi xin lỗi vì cách tôi đã phản ứng với email của bạn hôm trước. Tôi đã quá cảm tính và thiếu chuyên nghiệp." Tôi không xin lỗi vì quan điểm của mình, mà xin lỗi vì cách hành xử của mình.
• Tôi sử dụng "Ngôn ngữ của Tôi": Thay vì nói "Bạn đã làm tôi bực mình", tôi nói "Tôi đã cảm thấy bị công kích khi đọc email đó". Điều này giúp chia sẻ cảm xúc mà không đổ lỗi.
• Tôi tập trung vào mục tiêu chung: "Cả tôi và bạn đều muốn chiến dịch này thành công. Quan điểm của chúng ta khác nhau, nhưng mục tiêu là một. Hay là chúng ta cùng xem lại, tìm ra điểm chung và giải pháp tốt nhất cho dự án nhé?".

Thật bất ngờ, An cũng thừa nhận anh ấy đã quá thẳng thừng trong email đầu tiên. Cuộc đối thoại sau đó trở nên xây dựng hơn rất nhiều. Bài học lớn nhất tôi rút ra trong quá trình xử lý mâu thuẫn với đồng nghiệp chính là: Tách biệt vấn đề khỏi con người. Sai lầm của tôi là tấn công con người (An) thay vì tập trung giải quyết vấn đề (kế hoạch marketing).

Khi mâu thuẫn nảy sinh: Biến xung đột thành cơ hội hợp tác

Mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi khi những cá nhân tài năng và cá tính làm việc cùng nhau. Vấn đề không phải là có mâu thuẫn hay không, mà là chúng ta giải quyết nó như thế nào. Hãy xem xung đột là một cơ hội để hiểu nhau hơn và tìm ra giải pháp sáng tạo.

Tập trung vào "vấn đề", không phải "con người"

Đây chính là bài học từ câu chuyện của tôi. Khi bất đồng, hãy luôn tự hỏi: "Vấn đề cốt lõi ở đây là gì?". Hãy cùng nhau tấn công vấn đề, chứ đừng tấn công nhau. Như Dale Carnegie đã viết trong "Đắc Nhân Tâm", chỉ trích và oán trách chỉ gây ra sự phòng thủ và không giải quyết được gì.

Tìm kiếm "mảnh đất chung" - mục tiêu chung của cả hai

Ngay cả trong những bất đồng gay gắt nhất, bạn và đồng nghiệp thường vẫn có một mục tiêu chung: sự thành công của dự án, sự phát triển của công ty. Hãy bắt đầu cuộc thảo luận từ điểm chung này. Điều này sẽ thay đổi không khí từ đối đầu sang hợp tác để cùng tìm ra lời giải cho bài toán chung, giúp việc làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Biết khi nào cần "nhờ cậy" người thứ ba

Nếu bạn và đồng nghiệp đã cố gắng giải quyết nhưng vẫn đi vào bế tắc, đừng ngần ngại tìm đến sự trợ giúp của người thứ ba, chẳng hạn như trưởng nhóm hoặc quản lý trực tiếp. Vai trò của họ là một người trung gian khách quan, giúp định hướng cuộc thảo luận và đảm bảo mọi việc được giải quyết một cách công bằng, chuyên nghiệp. Đây không phải là "mách lẻo", mà là một hành động có trách nhiệm với công việc chung.

Hành động ngay hôm nay: Biến đồng nghiệp thành đồng minh

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp không phải là một việc có thể hoàn thành trong ngày một, ngày hai. Nó là một quá trình liên tục của sự tôn trọng, giao tiếp thông minh và thiện chí. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc ứng xử với đồng nghiệp một cách chân thành, bạn không chỉ tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu hơn cho chính mình, mà còn xây dựng được một mạng lưới đồng minh sẵn sàng hỗ trợ bạn trên con đường sự nghiệp.

Thay vì xem đồng nghiệp là đối thủ cạnh tranh, hãy xem họ là những người bạn đồng hành. Tuần tới, bạn sẽ thử áp dụng nguyên tắc nào đầu tiên? Hãy bắt đầu từ một hành động nhỏ nhất. Và nếu bạn có một tình huống khó xử từng gặp, đừng ngần ngại chia sẻ ở phần bình luận bên dưới nhé, chúng ta có thể cùng nhau tìm ra giải pháp!