Tiền vào túi rồi đi đâu hết? đọc vị báo cáo tài chính để tìm câu trả lời

Chị Lan, chủ một xưởng gốm sứ mỹ nghệ có tiếng ở Bình Dương, gần như không có một đêm ngon giấc. Nhìn vào sổ sách, các đơn hàng B2B lớn nhỏ xếp chồng lên nhau. Doanh thu tháng nào cũng đẹp như mơ, xưởng gốm lúc nào cũng đỏ lửa, thợ làm không hết việc. Thế nhưng, cứ đến cuối tháng, chị lại như ngồi trên đống lửa. Tiền trả lương cho thợ, tiền mua đất sét, men màu, tiền điện, nước… mọi thứ cứ dồn dập dí đến chân, còn tiền trong tài khoản công ty thì lúc nào cũng eo hẹp. Chị cứ cảm thấy mình đang làm quần quật, tạo ra giá trị, bán được hàng, nhưng lại không thấy tiền đâu. Cảm giác bất lực và mất kiểm soát ấy có lẽ không chỉ của riêng chị Lan, mà còn là nỗi lòng của rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, chủ shop, founder startup tại Việt Nam.

Nếu bạn cũng đang thấy mình trong câu chuyện đó - doanh thu rất ổn nhưng dòng tiền luôn bấp bênh, bài viết này chính là dành cho bạn. Chúng ta sẽ cùng nhau bóc tách những con số khô khan để tìm ra câu chuyện thực sự đằng sau hoạt động kinh doanh của bạn, một cách đơn giản và thực tế nhất, thay vì những lý thuyết tài chính hàn lâm.

"Lãi trên giấy" và "Tiền trong túi": Tại sao lại có một khoảng cách?

Sai lầm phổ biến nhất của các chủ doanh nghiệp "tay ngang" là đánh đồng ba khái niệm: Doanh thu, Lợi nhuận và Dòng tiền. Hiểu sai ba điều này cũng giống như việc bạn lái xe chỉ nhìn vào đồng hồ tốc độ mà quên mất kim báo xăng. Xe có thể chạy rất nhanh, nhưng sẽ chết máy giữa đường nếu hết nhiên liệu.

• Doanh thu: Là tổng số tiền bạn *thu được hoặc sẽ thu được* từ việc bán hàng hóa, dịch vụ trong một kỳ. Đây là con số đẹp nhất, hoành tráng nhất, thể hiện quy mô kinh doanh của bạn.
• Lợi nhuận: Là những gì còn lại sau khi lấy Doanh thu trừ đi tất cả các chi phí (giá vốn, vận hành, lương, marketing...). Đây là thước đo hiệu quả kinh doanh.
• Dòng tiền (Cash Flow): Là lượng tiền mặt thực tế chảy vào và chảy ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Đây chính là "máu" nuôi sống doanh nghiệp.

Hãy quay lại xưởng gốm của chị Lan để thấy rõ sự khác biệt. Trong tháng 6, chị ký được một hợp đồng lớn trị giá 500 triệu đồng (đây là Doanh thu). Sau khi trừ chi phí sản xuất, nguyên vật liệu, nhân công... khoảng 400 triệu, chị nhẩm tính mình có 100 triệu Lợi nhuận. Một con số quá tuyệt vời!

Nhưng có một vấn đề: đối tác thanh toán sau 90 ngày. Điều này có nghĩa là: trong 90 ngày tới, dù "trên giấy" chị Lan đã lãi 100 triệu, nhưng trong tài khoản của chị không những không có thêm đồng nào, mà còn phải chi ra 400 triệu tiền mặt để sản xuất lô hàng đó. Dòng tiền thực tế của chị từ thương vụ này đang là âm 400 triệu. Đây chính là lý do vì sao doanh nghiệp có thể báo lãi lớn nhưng vẫn đứng trước nguy cơ phá sản vì cạn kiệt tiền mặt.

Giải mã câu chuyện kinh doanh qua 3 tấm bản đồ tài chính

Để không còn mơ hồ, bạn cần học cách đọc báo cáo tài chính. Đừng vội sợ hãi! Hãy xem chúng như 3 tấm bản đồ kể lại câu chuyện kinh doanh của bạn một cách trung thực nhất. Với một doanh nghiệp nhỏ, bạn không cần phải soi từng chi tiết, chỉ cần tập trung vào những "địa danh" quan trọng nhất.

Tấm bản đồ #1 - Bảng cân đối kế toán: Bạn đang sở hữu gì và gánh vác những khoản nợ nào?

Hãy tưởng tượng Bảng cân đối kế toán như một bức ảnh chụp nhanh toàn bộ "tài sản" và "nguồn vốn" của doanh nghiệp bạn tại một thời điểm cụ thể (ví dụ: ngày 30/06). Nó cho bạn biết bạn đang có gì và bạn đang nợ ai. Với chủ shop, chủ xưởng, hãy đặc biệt chú ý đến 4 mục sau:

• Tiền và các khoản tương đương tiền: Đây là số tiền mặt thực tế bạn có trong két và tài khoản ngân hàng. Con số này cho biết bạn "khỏe" đến đâu để trang trải các chi phí trước mắt. Của chị Lan, con số này rất thấp.
• Khoản phải thu khách hàng: Đây là số tiền khách hàng đang nợ bạn. Con số này càng lớn, càng chứng tỏ tiền của bạn đang bị "giam" ở bên ngoài. Đơn hàng 500 triệu của chị Lan đang nằm gọn trong mục này.
• Hàng tồn kho: Đây là giá trị của toàn bộ nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa bán được. Với xưởng gốm của chị Lan, đây là những bình hoa, bộ ấm chén đã ra lò nhưng còn nằm im trong kho. Hàng tồn kho quá lớn cũng là một dạng vốn bị "chôn chân".
• Khoản phải trả người bán: Đây là số tiền bạn đang nợ các nhà cung cấp (tiền đất sét, men màu...). Nếu con số này quá lớn, nó cho thấy bạn đang chiếm dụng vốn của người khác, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro về uy tín.

Nhìn vào "bức ảnh" của xưởng gốm, chị Lan bàng hoàng nhận ra: Phần lớn tài sản của chị không phải là tiền mặt, mà là Hàng tồn kho và Khoản phải thu khách hàng. Tiền của chị không hề biến mất, nó chỉ đang bị kẹt lại ở hai nơi này, không thể dùng để trả lương hay mua nguyên liệu mới.

Tấm bản đồ #2 - Báo cáo kết quả kinh doanh: Rốt cuộc, bạn còn lại bao nhiêu?

Nếu Bảng cân đối kế toán là một bức ảnh, thì Báo cáo Kết quả kinh doanh (KQKD) là một cuốn phim ghi lại hoạt động của bạn trong một khoảng thời gian (một tháng, một quý). Nó trả lời câu hỏi: Sau khi trừ hết chi phí, bạn thực sự lãi hay lỗ?

Khi hiểu báo cáo tài chính này, chị Lan đã phát hiện ra nhiều điều. Chị tập trung vào:

• Giá vốn hàng bán (COGS): Đây là toàn bộ chi phí trực tiếp để tạo ra sản phẩm (tiền nguyên liệu, tiền lương thợ chính...). Chị nhận ra chi phí cho mẻ gốm bị lỗi, bị vỡ trong quá trình nung cũng nằm ở đây, và nó cao hơn chị tưởng.
• Lợi nhuận gộp: Lấy Doanh thu trừ đi Giá vốn hàng bán. Con số này cho biết mỗi sản phẩm bán ra mang lại cho bạn bao nhiêu tiền trước khi trừ các chi phí khác.
• Chi phí hoạt động: Bao gồm chi phí bán hàng (quảng cáo, hoa hồng) và chi phí quản lý doanh nghiệp (lương nhân viên văn phòng, thuê mặt bằng, điện, nước...). Chị Lan nhận ra các chi phí "lặt vặt" như tiền đóng gói, vận chuyển, phí chạy quảng cáo Facebook... cộng lại đang "ăn" một phần không nhỏ vào lợi nhuận.

Cuốn phim này cho chị Lan thấy, dù doanh thu cao, nhưng lợi nhuận trên mỗi sản phẩm thực tế không dày như chị vẫn nghĩ. Việc kiểm soát chi phí, đặc biệt là giá vốn và các chi phí ẩn, là cực kỳ quan trọng để cải thiện sức khỏe tài chính doanh nghiệp.

Tấm bản đồ #3 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Dòng máu của doanh nghiệp đang chảy về đâu?

Đây là tấm bản đồ quan trọng nhất, là "bác sĩ" giúp bạn phân tích dòng tiền và bắt đúng bệnh. Nó không quan tâm bạn "lãi trên giấy" bao nhiêu, nó chỉ quan tâm tiền thực sự vào túi bạn và ra khỏi túi bạn như thế nào. Báo cáo này có 3 phần, nhưng với chị Lan và hầu hết doanh nghiệp nhỏ, phần quan trọng nhất là:

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh.

Con số này phải là số dương. Nếu nó âm, có nghĩa là hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn đang đốt tiền nhiều hơn số tiền nó tạo ra. Đây chính xác là tình trạng của xưởng gốm. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đã chỉ ra rất rõ:

• Tiền thu vào từ bán hàng: Rất thấp, vì khách hàng toàn mua nợ.
• Tiền chi ra cho nhà cung cấp, cho nhân viên: Rất cao và phải trả ngay.

Sự chênh lệch chết người giữa "thu vào thì chậm" và "chi ra thì nhanh" đã tạo ra một dòng tiền từ hoạt động kinh doanh âm, đẩy chị Lan vào tình thế khó khăn. Tấm bản đồ này chính là lời cảnh tỉnh lớn nhất, buộc chị phải hành động.

Hành trình chị Lan giành lại quyền kiểm soát dòng tiền cho xưởng gốm

Sau khi được một người bạn có chuyên môn "phiên dịch" giúp 3 tấm bản đồ tài chính, chị Lan không còn hoang mang nữa. Vấn đề đã rõ như ban ngày. Chị biết tiền của mình không "biến mất", nó chỉ đang bị tắc nghẽn. Và chị bắt đầu hành động để khơi thông dòng chảy đó.

Đầu tiên, chị xử lý "Khoản phải thu khách hàng". Chị xây dựng một chính sách bán hàng mới: chiết khấu ngay 3-5% cho những đối tác thanh toán trong vòng 10 ngày. Dù lợi nhuận trên giấy giảm đi một chút, nhưng chị có tiền mặt ngay lập tức để tái đầu tư. Với những khách hàng cũ, chị chủ động gọi điện, nhẹ nhàng nhắc nợ và đề xuất phương án thanh toán linh hoạt hơn.

Tiếp theo, chị giải quyết "Hàng tồn kho". Thay vì sản xuất ồ ạt theo cảm tính, chị bắt đầu phân tích dữ liệu bán hàng để biết mẫu mã nào bán chạy. Chị chuyển sang mô hình sản xuất tinh gọn hơn, tập trung vào các đơn hàng đã có cọc hoặc đã ký hợp đồng chắc chắn, giảm thiểu việc sản xuất thừa và chôn vốn trong kho.

Cuối cùng, chị làm việc lại với các nhà cung cấp nguyên liệu. Dựa trên uy tín hợp tác lâu năm, chị đàm phán để giãn thời gian thanh toán từ 30 ngày lên 45 ngày, giúp "nhịp thở" dòng tiền của chị dễ chịu hơn, đồng bộ hơn với chu kỳ thu tiền về.

Kết quả thật đáng kinh ngạc. Chỉ sau một quý áp dụng, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh của xưởng gốm đã dương trở lại. Chị Lan không còn phải chạy vạy vay mượn mỗi khi đến kỳ trả lương. Chị cảm thấy mình thực sự làm chủ được doanh nghiệp, chứ không còn là nô lệ của những đơn hàng.

Lộ trình 3 bước để chủ shop "tay ngang" tự tin đọc vị sổ sách

Câu chuyện của chị Lan cho thấy việc đọc báo cáo tài chính cho người không chuyên là hoàn toàn khả thi. Bạn không cần phải là kế toán trưởng, chỉ cần đi theo lộ trình 3 bước đơn giản này để tự chẩn đoán sức khỏe công ty mình:

1. Bắt đầu từ nơi "đau" nhất: Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ. Hãy nhìn ngay vào dòng cuối cùng của "Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh". Nó âm hay dương? Nếu âm, bạn biết mình đang có vấn đề nghiêm trọng về dòng tiền cần giải quyết ngay lập tức. Đây là chỉ số sinh tồn của bạn.

2. Tìm kiếm sự khác biệt với Báo cáo Kết quả kinh doanh. Bây giờ, hãy đặt hai báo cáo cạnh nhau. Báo cáo KQKD báo lãi lớn nhưng Dòng tiền từ kinh doanh lại âm? Chúc mừng, bạn đã khoanh vùng được "hiện trường vụ án". Lợi nhuận là ảo, còn dòng tiền là thật. Sự chênh lệch này chính là nơi cất giấu câu trả lời.

3. Dùng Bảng cân đối kế toán để tìm ra "thủ phạm". Để lý giải sự chênh lệch ở bước 2, hãy nhìn vào Bảng cân đối kế toán. So sánh số liệu của kỳ này với kỳ trước. Bạn có thấy "Khoản phải thu khách hàng" và "Hàng tồn kho" tăng đột biến không? Nếu có, đó chính là hai "thủ phạm" chính đã hút cạn tiền mặt của bạn.

Đi theo trình tự này, bạn sẽ từ một người mơ hồ về các con số trở thành một người chủ động tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, giống như cách chị Lan đã làm.

Hành trình quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ chưa bao giờ là dễ dàng. Nhưng việc trốn tránh những con số sẽ chỉ khiến bạn thêm mất kiểm soát. Hãy nhớ ba thông điệp then chốt này:

• "Vua" trong kinh doanh là Dòng tiền, không phải Lợi nhuận. Lợi nhuận giúp bạn giàu có, nhưng Dòng tiền mới giúp bạn tồn tại.
• Những gì bạn không đo lường được, bạn không thể cải thiện được. Báo cáo tài chính chính là công cụ đo lường mạnh mẽ nhất.
• Hiểu các con số là cách bạn giành lại quyền kiểm soát doanh nghiệp của mình. Nó biến bạn từ một người làm thuê cho chính công ty của mình thành một người thuyền trưởng thực thụ.

Đừng chờ đợi nữa. Hãy dành 30 phút cuối tuần này, mở báo cáo tài chính tháng gần nhất của bạn ra. Câu chuyện kinh doanh của riêng bạn, với những nút thắt và cơ hội, đang chờ được khám phá trong những con số đó.